Tratamiento de datos para fines históricos: los archivos de la STASI.
Uno de los temas que menos se ha tratado de la LOPD, es el tratamiento de los datos personales para fines históricos, puesto que el artículo 4.2 de la citada ley, permite el “tratamiento posterior de los datos personales que hayan sido recabados para fines históricos” (así como estadísticos y científicos).
Cuando trabajaba en la APDCM, acudí a un Seminario en Bruselas, en el que se trataron muy variopintos temas. Uno de ellos, era éste, que se desarrolló en lo que se conoce como “sesión paralela” (básicamente consiste en que se llevan a cabo varios paneles con ponentes a la vez, y cada uno elige a cuál va). Como amante que soy de la Historia, acudí al citado, en el que además, los dos ponentes eran españoles. Desgraciadamente, aquello fue un monólogo de las razones que justificaron la aprobación de la llamada Ley de Memoria Histórica, y lo único relativo a la LOPD que se pudo oír fue un (más o menos):
“Aunque haya datos personales, yo mientras nadie me diga lo contrario, investigo”.
La Stasi y sus archivos.
Creada en el año 1951, la STASI (Ministerium für Staatssicherheit), fue el Ministerio para la Seguridad del Estado de la República Democrática Alemana, conocida, principalmente, por su servicio de espionaje.
La Alemania ya unificada aprobó en el año 1991 una ley específica dirigida a regular los archivos de la STASI, con una “visión aperturista”, cuya finalidad es la siguiente:
- Permitir el acceso a los datos personales, de manera que el afectado pueda acceder a los mismos para conocer cómo ha influido la elaboración de ese expediente por la STASI en su vida posterior;
- Proteger al afectado de los perjuicios que haya sufrido su privacidad debido a la recopilación de esta información (datos personales);
- Asegurar y promover una revalorización histórica, política y jurídica de las actividades de la STASI. En otras palabras, el mantenimiento y custodia de información que tiene un valor histórico.
- Se establece a lo largo de la ley una colaboración con aquellos organismos tanto públicos como privados que tengan documentación de este tipo.
Esta Ley contiene también un apartado referido a definiciones, entres las que destacan las referentes a “archivos de la STASI”, y “afectado/interesado”.
Respecto a la primera, se definen como toda aquella información, independientemente de su forma de almacenamiento, que recojan:
- Archivos, datos, documentos, cartas, planos, películas, material visual, de audio y otras grabaciones.
- Escritas a máquina o a mano;
- Programas para el tratamiento de todos estos datos.
Respecto a la segunda, el “interesado” es aquella persona sobre la que la STASI haya recolectado datos personales, incluyendo aquellos supuestos en que haya sido calificado como secreto así como el espionaje. No obstante, hay dos supuestos en que no se aplica esta definición:
- A los empleados de la STASI, cuando la información haya sido recabada únicamente con la finalidad de contratarlos, así como cuando se haya utilizado para controlar las actividades de los mismos en el seno de esta organización;
- Aquellos que fueron destinatarios de la información que recogía la STASI, cuando, al igual que en el caso anterior, se hubiese controlado el uso de la misma.
Creación de un organismo encargado de los archivos de la STASI.
Por otra parte, para garantizar los derechos y obligaciones, es decir, el contenido jurídico de esta Ley, se crea un organismo específico para ello, que podríamos denominar Agencia para los archivos de la STASI (“Federal Commissioner for the Records of the State Security Service”), de carácter independiente, y que además, se encargará de la custodia y gestión de los citados archivos.
En esta Agencia, existirán dos órganos consultivos y de apoyo a su director: uno con un carácter más político (ya que sus miembros serán elegidos por el Parlamento Alemán así como representación de una serie de regiones alemanas), y otro de carácter más técnico, ya que estará formado por expertos en la materia.
Al frente de esta Agencia, está un Comisionado elegido por el Parlamento Alemán a propuesta del Gobierno, cuyo mandato dura 5 años, y que tiene que tener como mínimo una edad de 35 años. Al jurar su cargo, deberá decir lo siguiente:
“Juro que promover el bienestar de los alemanes, protegerles de cualquier daño así como defender la Ley Fundamental y las leyes de la Federación, ejecutando mis funciones adecuadamente y con justicia. Que Dios me ayude para ello”.
No obstante, la cita a “Dios” puede omitirse durante el juramento de este cargo.
Asimismo, se establece una obligación de cooperar con esta Agencia que afecta tanto al ámbito público como al privado, en el sentido de facilitar cualquier documento de los referidos anteriormente.
Además, en el ámbito público, esta Agencia tiene facultades de inspección, de forma que cuando tenga conocimiento de que un organismo o departamento público tenga en su poder archivos de la STASI, podrá realizar la oportuna inspección a los efectos de realizar las oportunas comprobaciones.
Derecho de acceso a los archivos de la STASI.
Por otra parte, esta Ley también regula, como no podría ser de otra forma, el derecho de acceso de los ciudadanos a estos archivos. Para ello, será necesario que la solicitud se presente por escrito con identificación del peticionario, y en el caso de que se actúe mediante representante, será necesario el oportuno poder.
Incluso se recoge la posibilidad de lo que podemos calificar un “procedimiento de urgencia”, que deberá ser debidamente motivado en la solicitud. No obstante, se regula los supuestos que pueden calificarse como urgencia: exigir una compensación o rehabilitación del afectado; que exista una vulneración de la privacidad; y demostrar que el solicitante (afectado) no cooperó en su día con la STASI.
Sobre este acceso a los archivos nos podemos encontrar que los mismos contengan datos personales de terceros. En este caso, el acceso sólo tendrá lugar cuando:
- El resto de afectados (terceros) hayan prestado su consentimiento;
- Pueda realizar, sin un esfuerzo desproporcionado, una separación de los datos personales del interesado y de los terceros.
Asimismo, también se recoge la posibilidad de que, en un primer momento, se conteste al afectado sobre la existencia o no de archivos en los que aparezca el mismo, y posteriormente, se lleve a cabo el acceso “in situ” donde se encuentren los mismos.
Al tratarse de un derecho de acceso a documentación, el interesado podrá solicitar una copia de estos archivos, si bien si hay datos personales de terceros, se eliminarán. Sin embargo, en el caso de que en estos documentos donde aparece el afectado, existan nombres en clave de los empleados de la STASI, se facilitará la identificación de los mismos. Igualmente ocurrirá en el caso de que aparezcan particulares que denunciaron a esa persona. Se establece el límite de no facilitar esta información cuando tanto los empleados de la STASI como los que denunciaron, al realizar estas actividades tuviesen en su día menos de 18 años.
Además de este derecho de acceso, también se regula el derecho de los parientes sobre aquellas personas que hubiesen fallecido o desaparecido. Estos parientes son cónyuges, hijos, nietos, padres y hermanos, así como los casos de adopción. Si los citados no existiesen, se considera pariente hasta el tercer grado.
Con este derecho de los parientes lo que se pretende es poder rehabilitar a la persona fallecida o desparecida, proteger su derecho a la privacidad (sobre todo si se refiere a que hubiese colaborado para la STASI), y conocer cuál fue el devenir de estas personas.
Utilización de la información contenida en los archivos de la STASI.
La norma distingue varios usos de estos documentos en función de quién vaya a utilizarlos. De esta forma podemos realizar la siguiente clasificación:
- Uso por entidades públicas/privadas de documentos (diferencia si tienen datos personales o no): rehabilitación de la personas así como desaparecidos y fallecidos; solicitar compensaciones económicas; clarificar qué ocurrió con las personas desaparecidas.
- Uso por las Comisiones de Investigación del Parlamento alemán.
- Uso por la Fiscalía Penal: investigación de crímenes realizados que tengan relación con la antigua República Democrática Alemana.
- Uso por los Tribunales.
- Uso por los Servicios Secretos.
- Uso para la investigación científica e histórica: como regla general sin datos personales, salvo que medie consentimiento o se trate de personas de relevancia histórica o con funciones políticas.
Ordenamiento jurídico español: Ley de la Memoria Histórica.
La Ley 52/2007, de 26 de diciembre, por la que se reconocen y amplían derechos y se establecen medidas en favor de quienes padecieron persecución o violencia durante la guerra civil y la dictadura, más conocida como “Ley de la Memoria Histórica”, contempla en su artículo 20 la creación del Centro Documental de la Memoria Histórica y Archivo General de la Guerra Civil:
- De conformidad con lo previsto en la Ley 21/2005, de 17 de noviembre, se constituye el Centro Documental de la Memoria Histórica, con sede en la ciudad de Salamanca.
- Son funciones del Centro Documental de la Memoria Histórica:
- Mantener y desarrollar el Archivo General de la Guerra Civil Española creado por Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo. A tal fin, y mediante el procedimiento que reglamentariamente se determine, se integrarán en este Archivo todos los documentos originales o copias fidedignas de los mismos referidos a la Guerra Civil de 1936-1939 y la represión política subsiguiente sitos en museos, bibliotecas o archivos de titularidad estatal, en los cuales, quedará una copia digitalizada de los mencionados documentos. Asimismo, la Administración General del Estado procederá a la recopilación de los testimonios orales relevantes vinculados al indicado período histórico para su remisión e integración en el Archivo General.
- Recuperar, reunir, organizar y poner a disposición de los interesados los fondos documentales y las fuentes secundarias que puedan resultar de interés para el estudio de la Guerra Civil, la Dictadura franquista, la resistencia guerrillera contra ella, el exilio, el internamiento de españoles en campos de concentración durante la Segunda Guerra Mundial y la transición.
- Fomentar la investigación histórica sobre la Guerra Civil, el franquismo, el exilio y la Transición, y contribuir a la difusión de sus resultados.
- Impulsar la difusión de los fondos del Centro, y facilitar la participación activa de los usuarios y de sus organizaciones representativas.
- Otorgar ayudas a los investigadores, mediante premios y becas, para que continúen desarrollando su labor académica y de investigación sobre la Guerra Civil y la Dictadura.
- Reunir y poner a disposición de los interesados información y documentación sobre procesos similares habidos en otros países.
- La estructura y funcionamiento del Centro Documental de la Memoria Histórica se establecerá mediante Real Decreto acordado en Consejo de Ministros.
En cuanto al acceso a los fondos documentales, tanto públicos como privados, si bien se regula el mismo reconociéndolo, no menciona ningún tipo de límite relacionado con la intimidad o privacidad. Así, según el artículo 22:
- “A los efectos de lo previsto en esta Ley, se garantiza el derecho de acceso a los fondos documentales depositados en los archivos públicos y la obtención de las copias que se soliciten.
- Lo previsto en el apartado anterior será de aplicación, en sus propios términos, a los archivos privados sostenidos, total o parcialmente, con fondos públicos.
- Los poderes públicos adoptarán las medidas necesarias para la protección, la integridad y catalogación de estos documentos, en particular en los casos de mayor deterioro o riesgo de degradación”.
No obstante lo anterior, aunque no exista previsión al respecto en la citada Ley, debemos tener en consideración la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
En este sentido, podemos tomar como ejemplo dos informes de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) referidos al acceso al Libro de Partos de la Casa de Cuna pertenecientes a los archivos de una Diputación Provincial, así como el acceso a los datos del padrón para fines históricos. Tomando el primero de ellos, podemos destacar de las pautas que marca la AEPD para el acceso a estos archivos lo siguiente:
A su vez, el artículo 57. 1 de la misma norma señala que “La consulta de los documentos constitutivos del Patrimonio documental Español a que se refiere el artículo 49. 2 se atendrá a las siguientes reglas:… b) los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico, o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos”.
Por otro lado el artículo 72.1 a) de la Ley de Patrimonio Histórico Andaluz, Ley 1/1991 de 3 de julio que modifica la regulación del artículo 27 c) de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos de Andalucía, se pronuncia en términos semejantes:«c) En el supuesto de que la información afecte a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, la consulta de los documentos no podrá realizarse sin consentimiento expreso de los afectados o hasta que transcurran veinticinco años desde el fallecimiento de las personas afectadas o cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.»
Como no es posible determinar si la persona respecto de la que se solicitan los datos, ha fallecido o no, será de aplicación el último apartado del precepto citado. Por ello habrá que computar si han transcurrido cincuenta años desde la fecha del documento.
Dada la fecha de nacimiento de la persona que solicita la consulta, 4 de octubre de 1955, el 4 de octubre de 2005 habrían transcurrido los cincuenta años previstos en la normativa antes citada, permitiéndose entonces el acceso a la documentación solicitada
Asimismo, tampoco debemos olvidar que existe un norma específica, concretamente la Instrucción de 4 de noviembre de 2008, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre el acceso a la consulta de defunciones de los registros civiles, dictada en desarrollo de la disposición adicional octava de la Ley 52/2007.
Procedimiento de conservación de datos para fines históricos.
El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD, regula en los artículos 157 y 158, el procedimiento para la autorización de conservación de datos para fines históricos, estadísticos y científicos, de la siguiente manera:
Artículo 157. Iniciación del procedimiento.
- El procedimiento para obtener de la Agencia Española de Protección de Datos la declaración de la concurrencia en un determinado tratamiento de datos de valores históricos, científicos o estadísticos, a los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en el presente Reglamento, se iniciará siempre a petición del responsable que pretenda obtener la declaración.
- En el escrito de solicitud, el responsable deberá:
- Identificar claramente el tratamiento de datos al que pretende aplicarse la excepción.
- Motivar expresamente las causas que justificarían la declaración.
- Exponer detalladamente las medidas que el responsable del fichero se propone implantar para garantizar el derecho de los ciudadanos.
- La solicitud deberá acompañarse de cuantos documentos o pruebas sean necesarios para justificar la existencia de los valores históricos, científicos o estadísticos que fundamentarían la declaración de la Agencia.
Artículo 158.Duración del procedimiento y efectos de la falta de resolución expresa.
- El plazo máximo para dictar y notificar resolución en el procedimiento será de tres meses, a contar desde la fecha de entrada en la Agencia Española de Protección de Datos de la solicitud del responsable del fichero.
- Si en dicho plazo no se hubiese dictado y notificado resolución expresa, el afectado podrá considerar estimada su solicitud.
En la práctica y consultada la web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD www.agpd.es) encontramos publicados únicamente dos procedimientos sobre la conservación de datos para fines históricos. Curiosamente, ambos impulsados por dos organizaciones sindicales: CCOO y UGT.
Tomando como ejemplo el primero, fue iniciado por la citada CCOO con la finalidad de para el mantenimiento íntegro, con fines históricos, de la información de afiliación sindical, referente tanto a afiliados como a delegados sindicales, de los ficheros responsabilidad de la organización. Dichos ficheros se encuentran inscritos en el Registro General de Protección de Datos con la denominación “Sigis-Afiliación” (Afiliados) y “Sigis-Delegados” (Delegados). De la resolución de este procedimiento, destacar lo siguiente:
El artículo 49.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español establece que forman parte del Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso…”.
La autorización del mantenimiento íntegro de determinados datos, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos, se establece en el artículo 4.5 de la LOPD, según el cual “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. Reglamentariamente se determinará el procedimiento por el que, por excepción, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos, de acuerdo con la legislación específica se decida el mantenimiento íntegro de determinados datos”, y en el artículo 9.2 del RLOPD, donde se especifica que “Por vía de excepción a lo dispuesto en el apartado 6 del artículo anterior (que establece que los datos de carácter personales serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados), la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, las autoridades de control de las comunidades autónomas podrán, previa solicitud del responsable del tratamiento y conforme al procedimiento establecido en la sección segunda del capítulo VII del título IX del presente reglamento, acordar el mantenimiento íntegro de determinados datos, atendidos sus valores históricos y estadísticos o científicos de acuerdo con las normas a las que se refiere el apartado anterior”.