Abogados: codirección técnica de asuntos y corresponsabilidad art. 26 RGPD. ¿Cómo documentarlo?
¿Es usted abogado y lleva a medias con un compañero de otro despacho un asunto, sin relación de subordinación, sino en plano de igualdad? Es decir, ambos establecen de forma conjunta el enfoque del asunto, posición, planteamiento escritos, asumen de forma conjunta la dirección técnica del asunto. Si es así, muy posible que nos encontremos ante un supuesto de corresponsabilidad del artículo 26 RGPD.
De acuerdo con dicho precepto, los corresponsables deben
1.- Determinar de modo transparente y de mutuo acuerdo sus responsabilidades respectivas en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por el presente Reglamento, en particular en cuanto al ejercicio de los derechos del interesado y a sus respectivas obligaciones de suministro de información a que se refieren los artículos 13 y 14, salvo, y en la medida en que, sus responsabilidades respectivas se rijan por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se les aplique a ellos. Dicho acuerdo podrá designar un punto de contacto para los interesados.
2.- El acuerdo indicado en el apartado 1 reflejará debidamente las funciones y relaciones respectivas de los corresponsables en relación con los interesados. Se pondrán a disposición del interesado los aspectos esenciales del acuerdo.
3.Independientemente de los términos del acuerdo a que se refiere el apartado 1, los interesados podrán ejercer los derechos que les reconoce el presente Reglamento frente a, y en contra de, cada uno de los responsables.
Por tanto, no queda otra que ponerse a redactar para documentar lo anterior, recogiendo en el texto del acuerdo, como mínimo en mi opinión, los siguientes puntos:
- Constancia de esa corresponsabilidad en el tratamiento.
- Responsabilidad en cuanto al cumplimiento del RGPD
- Modo de ejercicio de los derechos del interesado
- Modo de ofrecimiento de la información prevista en el artículo 13 RGPD al interesado
- Cómo se va a realizar el tratamiento
- Dónde se va a custodiar el expediente durante la vida del asunto.
- Control de las entradas y salidas del expediente.
- Dónde se va a custodiar el expediente una vez finalizado el mismo y hasta el transcurso de los plazos de prescripción de aplicación
Evidentemente, este acuerdo se puede documentar caso por caso, si las colaboraciones de esta índole son puntuales, o bien a modo de documento marco si es una colaboración más estable.
Como mera sugerencia o base de partida, y dejando al margen encabezamientos, les propongo la siguiente redacción.
ANEXO al contrato de colaboración concertado entre …………………………. y …………………., de fecha ……………………………….. para los casos de asunción conjunta de la dirección técnica de asuntos.
La asunción conjunta de la dirección técnica de un asunto en interés del cliente implica, a los efectos previstos en el artículo 26 RGPD, la corresponsabilidad de los tratamientos que se realicen, que se regirá de la siguiente forma:
1.- Las reuniones de trabajo tendrán lugar, preferentemente, en el despacho responsable de la custodia del expediente.
2.- El expediente físico correspondiente al asunto se custodiará en el despacho del abogado que haya aportado el cliente en concreto.
Si el formato del expediente es electrónico, ambos letrados podrán tener en su propio sistema informático copia de la carpeta electrónica, si bien se considerará como original la conservada por el abogado que aportó el cliente.
3.- En caso de que el abogado no custodio deba manejar por motivo justificado el expediente físico fuera del despacho del abogado conservador (por ejemplo, porque se va a encargar de una tramitación ante un organismo, o por ser el que asistirá a un determinado acto procesal o para preparar un escrito relacionado con el mismo), deberá recogerse en documento normalizado la salida/entrada del expediente, recogiendo:
- Identificación del expediente (cliente, asunto o procedimiento)
- Fecha de salida
- Hora de salida
- Motivo de la salida
- Fecha aproximada devolución
- Firma de abogado no custodio
- Fecha de devolución
- Hora de devolución
- Firma de quien devuelve el expediente
- Fecha de quien recepciona el expediente
Ese documento se guardará por el abogado custodio a fin de justificar el debido control sobre las entradas y salidas del expediente.
4.- A efectos de un mayor orden y control, toda comunicación electrónica con terceros (el propio cliente, procuradores, Administración de Justicia, contrapartes, notarías, registros, organismos públicos, etc.), tanto como emisor como receptor, se realizará desde la cuenta de correo electrónico del abogado que aportó el cliente, si bien facilitará copia de todo ello al abogado corresponsable
5.- Finalizado el asunto, se devolverá al cliente toda aquella documentación aportada por el mismo que obre en el expediente. El resto del expediente físico original, de existir, será custodiado por el abogado que aportó el cliente hasta el transcurso de los plazos de prescripción de aplicación. Pasados dichos plazos, se procederá a la eliminación segura del expediente, de acuerdo con los protocolos establecidos en el despacho del abogado. No obstante lo anterior, el abogado no custodio podrá mantener una copia del expediente hasta el transcurso de los mismos plazos de prescripción, debiendo proceder a su eliminación segura, de acuerdo con los protocolos establecidos en su despacho profesional.
En caso de que el formato del expediente sea electrónico, cada letrado eliminará de forma segura de su sistema la carpeta que lo contenga, pasados los plazos de prescripción de aplicación.
6.- Medidas de seguridad de la información: cada letrado será responsable de la aplicación en su despacho u organización de las medidas técnicas u organizativas necesarias, de acuerdo con su criterio, para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
7.- Cada abogado será responsable frente a terceros del cumplimiento en su organización de la normativa sobre protección de datos, de los perjuicios que su incumplimiento pueda ocasionar y de las responsabilidades frente a los entes de control en la materia.
8.- Ofrecimiento al interesado de la información prevista en el artículo 13 del RGPD: la información se ofrecerá de forma conjunta al concertar la hoja de encargo con el cliente, indicando claramente en la misma los datos completos de los dos abogados corresponsables.
9.- Ejercicio de derechos por parte del interesado: para el ejercicio por parte del cliente frente a los abogados de los derechos que le reconoce la normativa en materia de protección de datos se indicará en la información que se facilite en la hoja de encargo la dirección del abogado que aporta el cliente. Para la atención del derecho se seguirá el protocolo establecido por el despacho de dicho abogado, si bien se deberá dar inmediato traslado de la petición al abogado corresponsable, con quien se fijará de mutuo acuerdo la posición a adoptar frente al concreto derecho ejercitado.
En caso de que el interesado ejercite su derecho vía el despacho no designado al efecto en la hoja informativa, deberá atenderse igualmente, debiendo de forma inmediata ponerse en conocimiento del abogado corresponsable la petición, con quien se fijará de mutuo acuerdo la posición a adoptar frente al concreto derecho ejercitado.
………………….., …. de ………………………… de 20..
Propongo la forma de anexo porque el apartado 2º del artículo 26 RGPD establece que deben ponerse a disposición del interesado los aspectos esenciales de cómo se va a regir esa colaboración, pero solo en lo referente a la privacidad, porque al cliente no hay que contarle nada sobre otros aspectos que pueden regir esa relación, como pueden ser los acuerdos para reparto de honorarios (porcentajes, fechas de pago, compensaciones con otros asuntos, cuentas bancarias para pagos…).
Como en el anexo se habla de un formulario o plantilla para controlar las entradas y salidas del expediente, adjunto también el mismo.
Dedicatoria: como pequeño homenaje a muchos años de vivencias y recuerdos compartidos, estas líneas están dedicadas a la memoria de Juanjo Barceló Ferrer, Xisco Bosch Martí y Albert “Tito” Fernández Rotger, que nos han dejado en menos de un año, miembros del club de los primeros amigos que conforman los compañeros de colegio, en este caso La Salle Palma, promoción de 1966. Un beso allá donde estéis. Indivisa manent.