LOPD y los plazos de conservación de documentación. Post colaborativo

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No os cuento nada nuevo si digo que  el artículo 4 de la LOPD regula el principio de calidad en el tratamiento de los datos de carácter personal. En concreto, su apartado 5º nos dice que Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

Sin embargo, la realidad con la que el profesional se topa a diario es que las organizaciones lo guardan todo ad eternum, y ello, principalmente, por tres motivos: -a) Porque basta que te deshagas de algo para que te lo pidan (“oye, te acuerdas de aquel asunto…”, “no tendrás guardado…”); -b) Porque guardar y no tirar evita pensar; y –c) Porque en muchas ocasiones se desconocen los plazos de conservación que debemos aplicar.

Esos plazos no son simplemente los de prescripción de las infracciones recogidas en la LOPD (artículo 47), sino que en función de la actividad o actividades desarrolladas por la organización deberemos observar diferentes plazos de conservación. Algunos pueden ser aplicados a cualquier actividad, como pueden ser los referidos a la documentación generada en las relaciones laborales, pero en muchos supuestos deberemos aplicar plazos específicos para una concreta actividad. Y es ahí donde el tema se complica, porque actividades hay todas las que usted pueda imaginar, y regulación tenemos nacional y autonómica, así que…

Este post tiene por objeto ofrecer a los profesionales de la protección de datos -y a todas aquellas personas que en sus organizaciones lidian con este tema- un cuadro de plazos de conservación de documentación por actividades, a disposición de todo aquel que lo necesite. Pero para que el cuadro sea realmente útil y lo más completo posible necesita de la colaboración de todos los lectores: os pedimos que todo aquel que haya trabajado con un sector de actividad que contemple unos plazos específicos de conservación de información los ponga en común, en beneficio de todos, incorporándolos al cuadro.

¿Cómo? O bien nos dejáis un comentario en esta entrada o nos mandáis un correo electrónico (a efectos organizativos, por favor, los correos a a.pacheco@forumjuridico-nt.com) con la información, siempre con la misma estructura: plazo, documentación y referencia legal completa. Nosotros trataremos esa información, la iremos incorporando al cuadro, y anunciando actualizaciones vía la cuenta twitter de este blog.

Cuanta más gente se anime a participar, más información podremos compartir.

PLAZOS CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER LABORAL O RELACIONADA CON SEGURIDAD SOCIAL 
PLAZO
DOCUMENTO REF.  LEGAL
4 AÑOS Documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.Añadir toda la documentación contractual: el RD 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas, nada establece a este respecto, por lo que analógicamente aplicaremos el precepto anterior. Artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social
DOCUMENTACIÓN CONTABLE Y FISCAL 
PLAZO
DOCUMENTO REF. LEGAL
SEIS AÑOS A efectos mercantiles:Libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones  además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc). Art. 30 Código Comercio
CUATRO AÑOS A efectos fiscales: Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotacio-nes registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Artículos 66 a 70 Ley General Tributaria
DOCUMENTOS /SOPORTES GENERADOS POR LAS ACTIVIDADES DEL CENTRO TÉCNICO EN MATERIA DE TACÓGRAFOS
PLAZO
DOCUMENTO REF. LEGAL
UN AÑO Archivos informáticos de transferencias y sus copias de seguridad serán guardados por un año Apart. 3º DA 1ª RD 425/2005
TRES AÑOS Registro de todas las intervenciones técnicas realizadasNota: el plazo se iniciará desde la anotación en el registro de cada intervención Art. 9 RD 425/2005
Informes técnicos que deben emitirse por cada una de las intervenciones técnicas realizadas.Nota: el  plazo se iniciará desde la fecha en la que se emitió el informe técnico Art. 10.6 RD 425/2005
Orden de trabajo/reparaciónNota: El Real Decreto no habla de la necesariedad de este documento, pero sí aparece citado en la Norma UNE 66926:2012. Parece lógico que si cada intervención viene motivada por una orden de trabajo/reparación, ésta se conserve junto con los informes técnicos que se emiten por cada intervención y, por tanto, se sujete al mismo plazo de conservación, Norma UNE 66926:2012.
Registro con todos los extravíos, pérdidas y sustracciones de material/tarjetas/soportes utilizados en las labores propias del centro técnico.Comunicaciones y denuncias relacionadas con aquéllos, así como las comunicaciones recibidas al respecto.Nota: el plazo debe comenzar a contar desde la fecha del último documento relacionado con cada incidencia.Nota: el Real Decreto no establece el plazo de su conservación, pero el plazo de 3 años es el general en la norma, salvo los supuestos excepcionales en los que se contempla plazos de un año o cinco. Art. 10.5 RD 425/2005
Copia de seguridad y custodia de los registros almacenados en la memoria de sus tarjetas inteligentes de centro de ensayoNota: el plazo empezará a contar desde la descarga Art. 10.7 RD 425/2005
Archivo que se debe generar por cada una de las transferencias de datos realizadas conforme a lo dispuesto en la DA 1ª del Real Decreto.Nota: el plazo empezará a contar desde la generación de cada archivo Apart. 7 DA 1ª RD 425/2005
CINCO AÑOS Certificados de intransferibilidad  de los datos almacenados en el aparato de control cuando no es posible realizar esas transferenciasNota: el plazo empezará a contar desde la emisión de cada certificado Apart. 10 DA 1ª  RD 425/2005
DOCUMENTACIÓN OBRANTE EN LOS EXPEDIENTE DERIVADOS DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DEL TITULAR DEL DESPACHO COMO ABOGADO
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
5 AÑOS Al ser las acciones que se pueden ejercitar para exigir responsabilidades profesionales al abogado de carácter personal y no tener señalado uno especial, el plazo de  prescripción de las mismas es, desde el 7 de octubre de 2015,  de cinco años, por lo que durante ese plazo como mínimo (salvo interrupción de su cómputo) deberán conservarse los expedientes finalizados. Art. 1964.2 Código Civil, en redacción dada por la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la LEC.
Para aquellas acciones nacidas antes del 7 de octubre de 2015, tener MUY en cuenta la Disposición transitoria quinta de la Ley 42/2015, en relación con el artículo 1939 del Código CivilDT5ª: el tiempo de prescripción de las acciones personales que no tengan señalado término especial de prescripción, nacidas antes del 7 de octubre de 2015, se regirán por lo dispuesto en el artículo 1939 del Código Civil. 

Art. 1939 CC: la prescripción comenzada antes de la publicación de este código se regirá por las leyes anteriores al mismo; pero si desde que fuere puesto en observancia transcurriese todo el tiempo en él exigido para la prescripción, surtirá ésta su efecto, aunque por dichas leyes anteriores se requiriese mayor lapso de tiempo.

Más información en artículo de Inés Bertolá publicado en el blog de Sepin:

http://blog.sepin.es/2015/10/reforma-codigo-civil-prescripcion-2015/

 

LIBROS REGISTROS Y HOJAS CONTROL DE OPERACIONES DE COMPRA DE OBJETOS USADOS CON METALES PRECIOSOS
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
5 AÑOS Los titulares de los establecimientos a que se refiere el presente capítulo [comercio y reciclaje de objetos usados que contengan en su composición metales preciosos], vienen obligados a conservar los Libros-Registro necesarios a disposición de las autoridades judiciales o administrativas durante un período de cinco años, a contar desde la fecha en que finalice la utilización de cada uno de ellos. artículo 99 del Real Decreto 197/1988, de 22 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de Objetos Fabricados con Metales Preciosos
EXPEDIENTES DE MEDIACIÓN
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
4 MESES El procedimiento de mediación puede concluir en acuerdo o finalizar sin alcanzar dicho acuerdo, bien sea porque todas o alguna de las partes ejerzan su derecho a dar por terminadas las actuaciones, comunicándoselo al mediador, bien porque haya transcurrido el plazo máximo acordado por las partes para la duración del procedimiento, así como cuando el mediador aprecie de manera justificada que las posiciones de las partes son irreconciliables o concurra otra causa que determine su conclusión.Con la terminación del procedimiento se devolverán a cada parte los documentos que hubiere aportado. Con los documentos que no hubieren de devolverse a las partes, se formará un expediente que deberá conservar y custodiar el mediador o, en su caso, la institución de mediación, una vez terminado el procedimiento, por un plazo de cuatro meses. artículo 22.1 de la Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles,
BLANQUEO DE CAPITALES 
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
10 AÑOS
  1. Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.

En particular, los sujetos obligados conservarán para su uso en toda investigación o análisis, en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, por parte del Servicio Ejecutivo de la Comisión o de cualquier otra autoridad legalmente competente:

  1. a) Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, durante un periodo mínimo de diez años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
  2. b) Original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio, durante un periodo mínimo de diez años desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.
  3. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

 

Artículo 25 de la Ley 10/2010 de 28 de abril, de  prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
  HISTORIA CLÍNICA   
PLAZO DOCUMENTOS REF. LEGAL
5 AÑOS (mínimo) Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial Artículo 17.1 de la Ley 41/2002 de 14 noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica
OTROS SUPUESTOS La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas. Artículo 17.2 de la Ley 41/2002 de 14 noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica
5 AÑOS 12. Para garantizar los usos futuros de la historia clínica , especialmente el asistencial, se conservará el tiempo mínimo establecido en la normativa básica estatal, contado desde la fecha del alta de cada proceso asistencial o desde el fallecimiento del paciente. Ley 10/2014, de 29 diciembre, de la CA Valenciana (Salud)
5 AÑOS / INDEFINIDO 1.- La historia clínica habrá de conservarse en condiciones que garanticen la preservación de la información asistencial que contiene, aunque no se mantenga en el soporte original en el cual se ha generado, con las cautelas que se establezcan reglamentariamente para evitar la manipulación de datos cuando no se mantenga dicho soporte original.2.- Se conservará indefinidamente la siguiente información:- Informes de alta.
– Hojas de consentimiento informado.
– Hojas de alta voluntaria.
– Informes quirúrgicos y/o registros de parto.
– Informes de anestesia.
– Informes de exploraciones complementarias.
– Informes de necropsia.
– Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería.
– Otros informes médicos.
– Cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación.
– La información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales.
3.- El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento.
Artículo 20 de la Ley  3/2001,  de 28 mayo CA Galicia, consentimiento informado e historia clínica de los pacientes
15 AÑOS 1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente.2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservará el tiempo que se considere oportuno Artículo 72 Ley  7/2002 de 10 diciembre CA Cantabria, ordenación sanitaria.
 5 AÑOS 1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.2. En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los datos de identificación del paciente, durante cinco años, como mínimo, a contar desde la muerte del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.3. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas.  Artículo 61 de la Ley Foral 17/2010, de  8 noviembre,  Navarra, de los derechos y deberes de las personas en materia de salud

4. De la historia clínica debe conservarse, junto con los datos de identificación de cada paciente, como mínimo durante quince años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial, la siguiente documentación:

a) Las hojas de consentimiento informado.
b) Los informes de alta.
c) Los informes quirúrgicos y el registro de parto.
d) Los datos relativos a la anestesia.
e) Los informes de exploraciones complementarias.
f) Los informes de necropsia.
g) Los informes de anatomía patológica.
5. Los procesos de digitalización de la historia clínica que se lleven a cabo deben facilitar el acceso a la historia clínica desde cualquier punto del Sistema Nacional de Salud. A tal efecto, deben establecerse los mecanismos para hacer posible, mediante la tarjeta sanitaria individual, la vinculación entre las historias clínicas que cada paciente tenga en los organismos, centros y servicios del Sistema Nacional de Salud, y que permitan el acceso de los profesionales sanitarios a la información clínica y el intercambio de dicha información entre los dispositivos asistenciales de las comunidades autónomas, de conformidad con las disposiciones sobre protección de datos de carácter personal.

6. La documentación que integra la historia clínica no mencionada por el apartado 4 puede destruirse una vez hayan transcurrido cinco años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.

7. No obstante lo establecido por los apartados 4 y 6, debe conservarse de acuerdo con los criterios que establezca la comisión técnica en materia de documentación clínica, a la que hace referencia la disposición final primera, la documentación que sea relevante a efectos asistenciales, que debe incorporar el documento de voluntades anticipadas, y la documentación que sea relevante, especialmente, a efectos epidemiológicos, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En el tratamiento de esta documentación debe evitarse identificar a las personas afectadas, salvo que el anonimato sea incompatible con las finalidades perseguidas o que los pacientes hayan dado su consentimiento previo, de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal. La documentación clínica también debe conservarse a efectos judiciales, de conformidad con la normativa vigente.

8. La decisión de conservar la historia clínica , en los términos establecidos por el apartado 7, corresponde a la dirección médica del centro sanitario, a propuesta del facultativo o facultativa, previo informe de la unidad encargada de la gestión de la historia clínica en cada centro. Esta decisión corresponde a los propios facultativos cuando desarrollen su actividad de forma individual.

9. Los responsables de custodiar la historia clínica , a quienes se refiere el apartado 1, también son responsables de destruir correctamente la documentación que previamente se haya decidido expurgar.

10. En el supuesto de cierre de centros y servicios sanitarios, o de cese definitivo de actividades profesionales sanitarias a título individual, debe garantizarse el mantenimiento del acceso legalmente reconocido a las historias clínicas que se encuentren bajo la custodia de dichos centros o profesionales, en beneficio de la asistencia médica y, especialmente, de los derechos de los pacientes en materia de documentación clínica y de protección de datos personales.

11. Son aplicables a la conservación de la historia clínica , al proceso de traslación de información establecido por el apartado 3 y a la actividad de destrucción a la que se refiere el apartado 9 las medidas técnicas y organizativas de seguridad aplicables a los ficheros que contienen datos de carácter personal, en los términos establecidos por la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal.

12. Las prescripciones del presente artículo se entienden sin perjuicio de la aplicación de la normativa específica de prevención de riesgos laborales y de protección de la salud de los trabajadores en las historias clínicas relativas a la vigilancia de la salud de los trabajadores.

L 21/2000 de 29 Dic. CA Cataluña (derechos de información concerniente a la salud y la autonomía del paciente, y a la documentación clínica)
5 AÑOS 1. La conservación de la historia clínica se rige por lo dispuesto en la legislación básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, teniendo los centros sanitarios la obligación de conservar las historias clínicas en condiciones que garanticen su seguridad y correcta conservación, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

2.

A) Podrán ser destruidos a partir de los cinco años desde la fecha de alta de cada episodio asistencial, los siguientes documentos contenidos en su historia clínica:

a) Hoja clínico-estadística.

b) Hoja del recién nacido, en la historia clínica de la madre.

c) Hoja de solicitud de interconsulta y pruebas complementarias, siempre que no contenga el resultado de la prueba complementaria.

d) Hoja de controles y cuidados específicos de enfermería.

e) Gráficas de constantes.

f) Hoja de urgencias.

g) Radiografías y otros documentos iconográficos, conservando los informes.

B) Igualmente podrán destruirse a partir de los cinco años, las hojas de anamnesis y de exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que exista informe de alta.

Artículo 29.2 D 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias Regl. que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios y establece el contenido, conservación y expurgo de sus documentos
20 AÑOS
  • Transcurridos veinte años desde la última actividad asistencial recogida en la historia clínica, podrán ser destruidos los siguientes documentos:
  • a) Hoja de Autorización de ingreso.
  • b) Hoja de consentimiento informado.
  • c) Hoja quirúrgica.
  • d) Hoja de órdenes médicas.
  • e) Hoja de control de medicación.
  • f)Hoja de parto.
  • g) Hoja del recién nacido, de su propia historia clínica.
  • h) Hoja de anestesia.
  • i) Hoja de transfusión.
  • j) Informes de exploraciones complementarias.
  • k) Hoja de alta voluntaria.
  • l) Informes de Anatomía Patológica.
  • m) Informes de necropsias.
  • n) Otros documentos que no aparezcan citados en el presente artículo.
Artículo 29.3 D 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias Regl. que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios y establece el contenido, conservación y expurgo de sus documentos
 SIEMPRE Se conservarán de manera definitiva:

  • A) Los informes clínicos de alta.
  • b) Las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de Alta.
Artículo 29.4 D 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias Regl. que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios y establece el contenido, conservación y expurgo de sus documentos.
5 AÑOS La documentación clínica generada deberá conservarse durante un periodo mínimo de cinco años a contar desde la fecha del alta de cada episodio asistencial Art. 19.1 del Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica
OTROS PLAZOS En aquellos casos en que exista normativa específica que establezca períodos de conservación superiores a los establecidos en este Decreto la persona titular del centro sanitario correspondiente garantizará su cumplimiento. Específicamente deberá mantener la documentación clínica generada en los servicios de medicina nuclear y radioterapia durante el periodo de treinta años que se prevé en elReal Decreto 1841/1997, de 5 de diciembre (LA LEY 4327/1997), por el que se establecen los criterios de calidad en medicina nuclear, y en elReal Decreto 1566/1998, de 17 de julio (LA LEY 3328/1998), por el que se establecen los criterios de calidad en radioterapia, respectivamente. Art. 19. 2 del Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica
EXPURGO Y DESTRUCCIÓN 2.- Una vez transcurridos los plazos legales de conservación a que se refiere o que determina este Decreto, se podrá realizar un proceso de expurgo de la documentación clínica, pudiéndose destruir los tipos documentales que procedan con excepción de los siguientes:a) Informe de alta.b) Informe clínico de consultas externas.c) Informe clínico de urgencias.d) Informe clínico de atención primaria.e) Informe de resultados de pruebas de laboratorio, modelo B.f) Informe de pruebas de imagen.g) Informe de cuidados de enfermería.h) Consentimiento informado.

i) Hojas de alta voluntaria.

j) Informe quirúrgico.

k) Informe de parto.

l) Informe de anestesia.

m) Informe de exploraciones complementarias.

n) Informe de anatomía patológica.

3.- Una vez transcurridos 10 años tras el fallecimiento de la persona paciente, se podrá destruir toda su documentación clínica, de acuerdo con lo que se establece en este Decreto.

4.- Se podrá destruir asimismo la historia clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años, de acuerdo con lo que se establece en este Decreto.

Art. 21. 2 a 4  del Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica
LIBROS REGISTRO Y PARTES DE ENTRADA ESTABLECIMIENTOS HOTELEROS 
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
3 AÑOS Los partes de entrada se agruparán en libros registro de mínimo 100 hojas y máximo de 500. Estos libros registro deberán conservarse durante tres años a disposición de las Fueras y Cuerpos de Seguridad, desechándose después en modo que no permita el acceso a la información personal contenida en los mismos. OM INT/1922/2003 de 3 de julio, de libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.
  VIDEOVIGILANCIA   
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
1 MES Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de video vigilancia serán cancelados en el plazo máximo de un mes desde su captación. Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras.
1 MES Las grabaciones serán destruidas en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que estén relacionadas con infracciones penales o administrativas graves o muy graves en materia de seguridad pública, con una investigación policial en curso o con un procedimiento judicial o administrativo abierto Artículo 8 de la Ley Orgánica 4/1997, de 4 de agosto, de utilización de videocámaras por fuerzas y cuerpos de seguridad en lugares públicos.Ver también artículos 18 y 19 del RD 596/1999 de 16 de abril.
 10 DÍAS  Colocación en zonas comunes centro escolar para protección de los menores”También contribuiría a la ponderación que estamos realizando la implantación de unos periodos de conservación muy reducidos para la conservación de las imágenes guardadas. La Instrucción 1/2006 establece en su artículo 6 un plazo de un mes desde su captación. Pero podría incluso reducirse ese plazo, teniendo en cuenta que si hubiera acaecido un suceso que afectara a los menores debería ser apreciado en un lapso de tiempo mucho más breve. Así, entendemos que podría establecerse un plazo de diez días, que por un lado es inferior a un mes pero suficientemente extenso para que el centro docente haya podido percatarse de la existencia de un perjuicio concreto y específico para el menor que pudiera tener consecuencias jurídicas, coincidiendo así con el plazo para el ejercicio del derecho de cancelación de los datos, y conciliado con la protección de los datos personales. Transcurrido  dicho plazo de diez días sólo podrían conservarse las imágenes que revelaran algún tipo de hecho trascendente en relación con el interés superior del menor”  Informe Jurídico AEPD 475/2014
 DATOS DE TRÁFICO RELATIVOS A CONEXIONES A INTERNET, CORREOS ELECTRÓNICOS Y LLAMADAS ENVIADAS O RECIBIDAS DE TELEFONÍA FIJA Y MÓVIL
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
1 AÑO Identificador de usuario, dirección IP (origen/destino), número de teléfono, IMSI e IMEI (origen/destino), fecha y hora de la comunicación (inicio/fin), identificación del tipo de servicio o comunicación utilizado (voz, datos, SMS o MMS,…),… Artículo 5 de la Ley 25/2007, de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicaciones.
RECLAMACIONES DE OPERADORAS POR DEUDAS RELATIVAS A SERVICIOS DE TELEFONÍA FIJA O MÓVIL O SERVICIOS DE ACCESO A INTERNET
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
3 AÑOS Facturas impagadas Artículo 1967 del Código Civil. De acuerdo con la jurisprudencia, y en la medida en que son servicios de suministro doméstico, en los que existe una entrega continua y pagos periódicos (entre otras AP Girona núm. 37/2007, de 2 de febrero, AP Valladolid núm. 31/2009, de 4 de febrero, y AP A Coruña núm. 383/2007, de 24 de julio)
CENTROS DE RECONOCIMIENTO APTITUDES PSICOFÍSICAS CONDUCTORES
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
10 AÑOS El centro deberá conservar durante un plazo de diez años el contenido de los informes emitidos, incluidos los dictámenes de los facultativos, médicos y psicólogos que hayan intervenido en el reconocimiento, los informes complementarios que, en su caso, se hayan presentado y, en el supuesto a que se refiere el apartado 2 del artículo 3 además, los documentos que hayan sido aportados por el interesado Artículo 15.5 del Real Decreto 170/2010, de 19 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de centros de reconocimiento destinados a verificar las aptitudes psicofísicas de los conductores.
AUDITORÍA DE CUENTAS
PLAZO DOCUMENTOS REF. LEGAL
5 AÑOS Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe. Artículo 24 del RDLeg. 1/2011 de 1 julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas.
INFORMES DE INVESTIGACIÓN DE DETECTIVES
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
3 AÑOS Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante tres años, sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 16.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Las imágenes y los sonidos grabados durante las investigaciones se destruirán tres años después de su finalización, salvo que estén relacionadas con un procedimiento judicial, una investigación policial o un procedimiento sancionador. En todo caso, el tratamiento de dichas imágenes y sonidos deberá observar lo establecido en la normativa sobre protección de datos de carácter personal, especialmente sobre el bloqueo de datos previsto en la misma. Artículo 49.4 de la Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada
CONTROL ACCESOS A EDIFICIOS
PLAZO DOCUMENTO REF. LEGAL
1 MES Los datos incluidos en ficheros automatizados creados para controlar el acceso a edificios, deben cancelarse transcurrido 1 mes a partir de su obtención Norma quinta de la Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los  edificios.
CONTROL ACCESO A CASINOS Y SALAS DE BINGO
PLAZO DOCUMENTO REFERENCIA LEGAL
6 MESES Los datos de carácter personal deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de seis meses, contado a partir de la fecha del último acceso Norma quinta de la Instrucción 2/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los casinos y salas de bingo

Desde Privacidad Lógica queremos agradecer la colaboración de aquellas personas que nos van mandando más información para incorporarla al cuadro:

Javier Prenafeta Rodríguez: tráfico internet y reclamaciones operadoras

Daniel López Carballo: conservación de la historia clínica en la legislación autonómica

Raúl Pérez Cambero: centros de reconocimiento de las aptitudes psicofísicas de los conductores.

María López: conservación de la historia clínica en la legislación canaria.

Esther Botella Pamies: conservación de los informes de investigación de los detectives privados.

Javier Munguia: conservación de la historia clínica en el País Vasco.

Eduard Blasi: conservación de los datos incluidos en ficheros automatizados para control de acceso a edificios.

 

 

 

 

 

 


16 comentarios

  1. Blanca Martínez
    4 de junio de 2015 @ 09:17

    Me parece muy interesante su iniciativa, pero me gustaría poner en su conocimiento, que son los archiveros o gestores de documentos los que se ocupan de la gestión del ciclo de vida de los documentos en las organizaciones a través de diversos instrumentos, uno de ellos és el Cuadro de Conservació y Eliminación de Documentos. En dicho cuadro, y partiendo de la clasificación de las actividades o Cuadro de clasificación, se explicitan los plazos de conservación y los mecanismos de eliminación cuando procede. En algunas administraciones existen comisiones de evaluación de los documentos que, como fruto de su trabajo, emiten resoluciones al respecto. Huelga decir que se evalúan mayoritariamente series documentales de la administración pública, pero que afectan a la mayor parte de actividades públicas. Pueden consultar la tablas de evaluación de la documentació de las administraciones públicas de Cataluña en http://taad.cultura.gencat.cat/. Me consta que existen este tipo de organismos en Navarra, Andalucía y otras comunidades autónomas.
    Por último, sólo comentar, que la decisión de eliminar una determinada documentación no sólo depende de lo que establece la normativa vigente, si no de la política documental que se haya definido en cada organismo.
    Blanca Martínez

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      4 de junio de 2015 @ 10:49

      Blanca, buenos días.

      Muchas gracias por tu muy interesante aportación.

      Un saludo

      Responder

  2. Mikel García Larragan
    4 de junio de 2015 @ 18:22

    Buenas Alfonso:

    Reiterarte mi enhorabuena por esta iniciativa, ya que, como bien decís, “el tema se complica, porque actividades hay todas las que usted pueda imaginar, y regulación tenemos nacional y autonómica, así que…”.

    Una duda en un caso muy concreto (imágenes cámaras videovigilancia):

    Ya que, también como muy bien decís, el artículo 6 de la INSTRUCCIÓN 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras, establece que: “Los datos serán cancelados en el plazo máximo de un mes desde su captación.

    Y mi duda consiste en conocer vuestra opinión sobre si transcurrido ese plazo (1 mes) las imágenes deben ser suprimidas o bien canceladas en los términos de la normativa vigente en materia de protección de datos, es decir, bloqueadas y reservadas (por tanto, entiendo que no deben suprimirse o, lo que es lo mismo, deben conservarse) con la única finalidad de su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades.

    Es decir, en el caso de las imágenes captadas por cámaras de videovigilanacia, a falta de regulación específica aplicable, ¿no sería necesario su bloqueo (y, por tanto, su conservación) por el plazo de prescripción de las faltas que establece la propia LOPD?.

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      4 de junio de 2015 @ 18:33

      En primer lugar, Mikel, gracias por tus palabras hacia nuestra idea. Estamos muy contentos con su recibimiento, por cuanto está habiendo una importante participación vía aportaciones de nuevos plazos o comentarios.

      Entrando en la cuestión que planteas, en todo sistema de videovigilancia sometido a la Instrucción 1/2006 de la AEPD, en mi opinión, “cancelación” debe interpretarse no en el sentido que le da la RAE (supresión), sino en el eleopediano que expones. Personalmente me parece más lógico la previsión de la LO 4/1997, artículo 8, que habla directamente de destrucción, sobre todo teniendo en cuenta que la Instrucción se inspira en la fijación del plazo de conservación precisamente en esa norma, pero “con la iglesia hemos dado, Sancho”…

      Un abrazo,

      Alfonso

      Responder

  3. maria lópez
    8 de junio de 2015 @ 13:35

    Creo que sigue vigente en Canarias el Decreto 178/2005, de 26 de julio, por el que se
    aprueba el Reglamento que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios
    y establece el contenido, conservación y ex purgo de sus documentos, que establece diferentes plazos de conservación en función de la naturaleza del documento, para establecer finalmente en su Artículo 29 que transcurridos veinte años desde la última actividad asistencial recogida en la H.C., podrán ser destruidos los siguientes documentos:
    Hoja de Autorización de ingreso.
    Hoja de consentimiento informado.
    Hoja quirúrgica.
    Hoja de órdenes médicas.
    Hoja de control de medicación.
    Hoja de parto.
    Hoja del recién nacido, de su propia historia clínica.
    Hoja de anestesia.
    Hoja de transfusión.
    Informes de exploraciones complementarias.
    Hoja de alta voluntaria.
    Informes de Anatomía Patológica.
    Informes de necropsias.
    Otros documentos que no aparezcan citados en el presente artículo.
    Se conservarán de manera definitiva:
    Los informes clínicos de alta.
    Las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de Alta.

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      8 de junio de 2015 @ 14:20

      Muchas gracias por tu aportación. La sumamos al cuadro

      Responder

    • Alfonso Pacheco
      9 de junio de 2015 @ 09:40

      Gracias, María. Lo incorporo al cuadro
      Un abrazo

      Responder

  4. Esther Botella
    9 de junio de 2015 @ 09:27

    Hola Alfonso:
    En caso de la Ley de seguridad privada y en materia de detectives privados, el artículo 49.4 establece tres años (salvo que salvo que estén relacionadas con un procedimiento judicial, etc o lo dispuesto en la LOPD o Ley de Blanqueo de capitales):
    “… Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante tres años, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Las imágenes y los sonidos grabados durante las investigaciones se destruirán tres años después de su finalizacion, salvo que estén relacionadas con un procedimiento judicial, una investigación policial o un procedimiento sancionador. En todo caso, el tratamiento de dichas imágenes y sonidos deberá observar lo establecido en la normativa sobre protección de datos de carácter personal, especialmente sobre el bloqueo de datos previsto en la misma”.
    un saludo 🙂

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      9 de junio de 2015 @ 09:40

      Gracias, Esther.
      lo incorporamos al cuadro

      Un abrazote

      Responder

  5. Javier Munguia
    11 de junio de 2015 @ 09:15

    Buenos días,
    De nuevo, enhorabuena por vuestra iniciativa y su gran acogida.
    En materia de Historias clínicas, el Decreto 38/2012 del Departamento de Sanidad y Consumo del País Vasco establece varias disposiciones en materia de conservación y expurgo:
    – Conservación de la documentación clínica (art. 19): La documentación clínica generada deberá onservarse durante un periodo mínimo de cinco años a contar desde la fecha del alta de cada episodio asistencial.
    – Expurgo y destrucción de la documentación clínica (art. 21): 2.– Una vez transcurridos los plazos legales de conservación a que se refiere o que determina este Decreto, se podrá realizar un proceso de expurgo de la documentación clínica, pudiéndose destruir los tipos documentales que procedan, con excepción de los siguientes:
    a) Informe de alta.
    b) Informe clínico de consultas externas.
    c) Informe clínico de urgencias.
    d) Informe clínico de atención primaria.
    e) Informe de resultados de pruebas de laboratorio, modelo B.
    f) Informe de pruebas de imagen.
    g) Informe de cuidados de enfermería.
    h) Consentimiento informado.
    i) Hojas de alta voluntaria.
    j) Informe quirúrgico.
    k) Informe de parto.
    l) Informe de anestesia.
    m) Informe de exploraciones complementarias.
    n) Informe de anatomía patológica.
    3.– Una vez transcurridos 10 años tras el fallecimiento de la persona paciente, se podrá destruir toda su documentación clínica, de acuerdo con lo que se establece en este Decreto.
    4.– Se podrá destruir asimismo la historia clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años, de acuerdo con lo que se establece en este Decreto.
    5.– Los procesos de expurgo, incluida en su caso la destrucción de documentación clínica, deberán ser previamente autorizados por la Comisión de Valoración, Selección y Expurgo de Documentación Clínica (COVSEDOC). A tal fin, los centros sanitarios elevarán una propuesta de expurgo de conformidad con las instrucciones que se aprueben al efecto.
    6.– Los procesos de expurgo deberán documentarse en un Acta de Expurgo que será remitida a la COVSEDOC.
    7.– Para la conservación de los documentos electrónicos se realizarán periódicamente copias de seguridad que garanticen la conservación de la información. Igualmente se realizarán los procesos de expurgo y las conversiones para los documentos de conservación permanente.
    8.– No obstante lo establecido por los apartados 3 y 4, debe conservarse, de acuerdo con los criterios que establezca la COVSEDOC, la documentación que sea relevante a efectos asistenciales, así como especialmente, a efectos epidemiológicos, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En el tratamiento de esta documentación debe evitarse identificar a las personas afectadas, salvo que el anonimato sea incompatible con lasfinalidades perseguidas o que los pacientes hayan dado su consentimiento previo, de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal. La documentación clínica también debe conservarse en su caso a efectos judiciales, de conformidad con la normativa vigente.

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      11 de junio de 2015 @ 09:23

      Javier, muchas gracias por tu aportación, que incorporamos al cuadro
      Un abrazo

      Alfonso

      Responder

  6. LOPD y los plazos de conservación de doc...
    15 de junio de 2015 @ 13:08

    […] No os cuento nada nuevo si digo que el artículo 4 de la LOPD regula el principio de calidad en el tratamiento de los datos de carácter personal. En concreto, su apartado 5º nos dice que Los datos …  […]

    Responder

  7. Jesus
    25 de octubre de 2015 @ 23:52

    Muy buena iniciativa. Mi enhorabuena, por que con las normativas autonómicas y nacionales, ya no sabe uno como actuar. ¿El cuadro está actualmente actualizado?

    Un saludo.

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      26 de octubre de 2015 @ 08:32

      Hola, Jesús
      Gracias por tus felicitaciones. El cuadro está actualizado. No obstante, si encuentras algún supuesto que no, por favor, mándanos la corrección, así como aquellas adiciones que consideres de interés

      Un cordial saludo

      Responder

  8. Isabel
    21 de febrero de 2017 @ 23:17

    Buenas tardes, interesante artículo. He llegado a él buscando que tipo de licencia de office 365 tenho que contratar para tener el correo electrónico de Microsoft en la nube para los usuarios de un ayuntamiento . Dependiendo del plazo de conservación de los correos, incluso los borrados , varía mucho el precio de cada licencia de usuario. Los planes que ofrecen básicamente y simplificando son o de un mes o de 5 años. Un mes parece claramente insuficiente, pero tengo que contratar la licencia que ofrece 5 años de copia para todas las cuentas de mi ayuntamiento? O solo para las personas con cargo o para políticos? Muchas gracias por escucharme y agradeceré mucho su ayuda

    Responder

    • Alfonso Pacheco
      22 de febrero de 2017 @ 11:57

      Buenos días, Isabel

      Dado que estamos hablando de una Administración local entiendo que será de aplicación lo que indique la normativa autonómica que regule su patrimonio documental y los criterios establecidos por el órgano competente en materia de expurgo documental.

      Responder

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