Pautas generales a tener en cuenta por el Ayuntamiento ante supuestos de acceso a datos por cuenta de terceros
Es habitual que en un Ayuntamiento terceras personas ajenas al Consistorio accedan o puedan tener acceso a los datos personales tratados por la institución para prestar un servicio a la corporación, ya sea en su condición de prestadores de servicios en los términos expresados en el artículo 10 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, en relación con el anexo II de dicha norma; o bien en su calidad de concesionarios de la prestación de un servicio público competencia del Ayuntamiento, de acuerdo con lo previsto en el artículo 251 y 253 del mismo texto legal.
La LOPD solamente dedica un precepto a regular estos supuestos, su artículo 12, bajo la denominación acceso a los datos por cuenta de terceros. Dicho canon ha sido desarrollado más profusamente por el RDLOPD, que le dedica los artículos 20 a 22; 26; 82 y 84.5. Y, por su parte, en la Ley 30/2007, de 30 de octubre del Contratos del Sector Público nos encontramos con el apartado segundo del artículo 124:
El contratista deberá respetar el carácter confidencial de aquella información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato a la que se le hubiese dado el referido carácter en los pliegos o en el contrato, o que por su propia naturaleza deba ser tratada como tal. Este deber se mantendrá durante un plazo de cinco años desde el conocimiento de esa información, salvo que los pliegos o el contrato establezcan un plazo mayor.
En estos preceptos se establecen una serie de cuestiones y obligaciones que el Municipio debe tener en cuenta y solventar a la hora de regular una de estas relaciones con terceros en virtud de la que éstos vayan a tener o puedan tener acceso a datos personales contenidos en los ficheros municipales. Y esta papeleta no se solventa mediante la mera reproducción de los preceptos en el documento en el que se regula la relación contractual, sino que deben desarrollarse debidamente adaptados a la realidad de esa contratación.