LOPD y los plazos de conservación de documentación. Post colaborativo
No os cuento nada nuevo si digo que el artículo 4 de la LOPD regula el principio de calidad en el tratamiento de los datos de carácter personal. En concreto, su apartado 5º nos dice que Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.
Sin embargo, la realidad con la que el profesional se topa a diario es que las organizaciones lo guardan todo ad eternum, y ello, principalmente, por tres motivos: -a) Porque basta que te deshagas de algo para que te lo pidan (“oye, te acuerdas de aquel asunto…”, “no tendrás guardado…”); -b) Porque guardar y no tirar evita pensar; y –c) Porque en muchas ocasiones se desconocen los plazos de conservación que debemos aplicar.
Esos plazos no son simplemente los de prescripción de las infracciones recogidas en la LOPD (artículo 47), sino que en función de la actividad o actividades desarrolladas por la organización deberemos observar diferentes plazos de conservación. Algunos pueden ser aplicados a cualquier actividad, como pueden ser los referidos a la documentación generada en las relaciones laborales, pero en muchos supuestos deberemos aplicar plazos específicos para una concreta actividad. Y es ahí donde el tema se complica, porque actividades hay todas las que usted pueda imaginar, y regulación tenemos nacional y autonómica, así que…
Este post tiene por objeto ofrecer a los profesionales de la protección de datos -y a todas aquellas personas que en sus organizaciones lidian con este tema- un cuadro de plazos de conservación de documentación por actividades, a disposición de todo aquel que lo necesite. Pero para que el cuadro sea realmente útil y lo más completo posible necesita de la colaboración de todos los lectores: os pedimos que todo aquel que haya trabajado con un sector de actividad que contemple unos plazos específicos de conservación de información los ponga en común, en beneficio de todos, incorporándolos al cuadro. (más…)