Normas aplicables al uso de WhatsApp por las Administraciones

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Whastsapp ha llegado a las Administraciones Públicas y con la intención de quedarse. La presencia de las Administraciones en las redes sociales empieza a quedar obsoleta cuando la actual “moda” es prestar información a los ciudadanos, e incluso que puedan presentar trámites a través de la popular aplicación de mensajería móvil. Pero, ¿Es lícito este uso teniendo en cuenta las normas que regulan la actividad de las Administraciones o que son aplicables a las mismas?

Numerosas Administraciones han empezado a utilizar WhatsApp. Entre ellas, podemos citar los Ayuntamientos de Mataró, Olivenza, Almargen, Aracena, Ugena, Llanera y Cabra del Santo Cristo. No son todas, pero son las que hemos utilizado como ejemplos en este post, en el que se analizan las normas, al menos las más importantes, que deberían aplicarse al uso del WhatsApp por las Administraciones.

 

Encaje jurídico administrativo.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, determina las garantías mínimas de los ciudadanos respecto a la actividad administrativa, siendo su aportación más positiva la consagración de los derechos de aquéllos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Entre tales derechos destacan los relativos a obtener información y orientación, a que se facilite el ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones y a la presentación de sugerencias y quejas por retrasos o anomalías en el funcionamiento de los servicios público

Según el artículo 4 de la mencionada Ley, titulado el “Principio de servicio a los ciudadanos”:

“1. La actuación de la Administración General del Estado debe asegurar a los ciudadanos:

a) La efectividad de sus derechos cuando se relacionen con la Administración.

b) La continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las políticas fijadas por el Gobierno y teniendo en cuenta los recursos disponibles, determinando al respecto las prestaciones que proporcionan los servicios estatales, sus contenidos y los correspondientes estándares de calidad.

c) La Administración General del Estado desarrollará su actividad y organizará las dependencias administrativas y, en particular, las oficinas periféricas, de manera que los ciudadanos

d) Puedan resolver sus asuntos, ser auxiliados en la redacción formal de documentos administrativos y recibir información de interés general por medios telefónicos, informáticos y telemáticos.

e) Puedan presentar reclamaciones sin el carácter sin el carácter de recursos administrativos, sobre el funcionamiento de las dependencias administrativas.”

 Asimismo, el artículo 45 de la misma norma regula la incorporación de medios técnicos, y según su apartado primero:

“Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes”.

Por lo tanto, en una primera aproximación podemos considerar el uso del WhatsApp por parte de las Administraciones públicas como una herramienta o elemento más de los que se utilizan a la hora de prestar servicios a los ciudadanos, como un nuevo canal de comunicación.

Acudimos al Decreto 21/2002, de 24 de enero, por el que se regula la atención al ciudadano en la Comunidad de Madrid, para que a través de la redacción de su artículo 4, podamos conocer, a modo de ejemplo, los objetivos de un Sistema de Información al Ciudadano:

“a) Proporcionar a los ciudadanos e instituciones públicas y privadas información general y orientación sobre las dependencias y centros, servicios, procedimientos, ayudas y subvenciones competencia de la Comunidad de Madrid

b)Proporcionar información especializada conforme a la normativa específica en cada caso.

c) Informar y orientar acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.

d)Ofrecer a los interesados información sobre el estado de tramitación de los procedimientos administrativos competencia de la Comunidad de Madrid y la identidad de las autoridades y el personal bajo cuya responsabilidad se tramitan.

e)Informar y orientar sobre el acceso al Sistema de Sugerencias y Reclamaciones y facilitar dicho acceso directamente.

f)Informar y orientar sobre el acceso al Sistema para la Tramitación Telemática de Procedimientos y facilitar dicho acceso directamente.

g)Suministrar otras informaciones de interés general”.

Asimismo, según el artículo 11.1 de la citada norma reglamentaria:

“Los ciudadanos podrán acceder al Sistema de Información al Ciudadano de la Comunidad de Madrid personalmente, en la Oficina de Atención al Ciudadano, en los Puntos de Información y Atención al Ciudadano y en las Oficinas de Información Especializada, por teléfono, por escrito o a través de Internet”.

En este sentido, algunos de los Ayuntamientos citados, han encuadrado el uso del WhatsApp como parte del servicio a los ciudadanos. Lo vemos claramente en la información que sobre su utilización se facilita en las respectivas páginas web de cada uno de los Ayuntamientos citados a continuación:

Ayuntamiento de Mataró

En esta primera fase los ciudadanos de Mataró pueden relacionarse a través de la herramienta de mensajería instantánea WhatsApp con el personal del Servicio de Atención Telefónica 010 del Ayuntamiento, con la posibilidad de realizar consultas, trámites, enviar quejas y sugerencias con imágenes, videos,…

 Ayuntamiento de Olivenza

El servicio de “WhatsApp” y “Line” del Ayuntamiento de Almargen permite la difusión de mensajes de manera gratuita desde el ciudadano al Ayuntamiento y viceversa con el fin de conseguir una comunicación más rápida, cómoda y que permita la comunicación con el Ayuntamiento a aquellos que no puedan desplazarse personalmente al consultorio para realizar sus consultas.

Ayuntamiento de Aracena

El Servicio de Atención al Ciudadano del Ayuntamiento de Aracena ha puesto en marcha el sistema de avisos de incidencias a través del sistema WhatsApp. A través de esta iniciativa se facilita al ciudadano una herramienta inmediata y gratuita para poner en conocimiento del SAC las incidencias surgidas en la vía pública (farolas fundidas, estado de la calzada, etc..) que, hasta ahora, sólo se podían hacer llegar a través del teléfono y directamente a este servicio. 

Ayuntamiento de Ugena

Pone al servicio de los Ciudadanos un canal de mensajes instantáneos, para relacionarse a través de los teléfonos móviles denominados smartphones con una conexión a Internet. El Ayuntamiento ha apostado por este sistema, como una vía más dentro de la política de acercamiento y participación del ciudadano.

 

Protección de datos de carácter personal

Para darse de alta en el servicio que va a prestar alguno de los Ayuntamientos aludidos, usamos como ejemplo la información que facilitan dos de ellos:

Ayuntamiento de Almargen

El servicio y el alta en el mismo son gratuitos. Para ser dado/a de alta, solo hay que seguir los siguientes pasos:

1.- Enviar un mensaje de WhatsApp o Line al número 668829330 indicando nombre y los dos apellidos.
2.- Agregar el número 668829330 a los contactos. (Esto es necesario para poder recibir correctamente los mensajes, puede fallar si no se sigue este paso).
3.- ¡Listo!

Ayuntamiento de Cabra del Santo Cristo

El servicio y el alta en el mismo son gratuitos. Para ser dado/a de alta, solo hay que seguir los siguientes pasos:

1.- Enviar un mensaje de WhatsApp al número 670 99 09 11 indicando nombre, los dos apellidos y D.N.I.

2.- Agregar el número 670 99 09 11 a los contactos. (Esto es necesario para poder recibir correctamente los mensajes, puede fallar si no se sigue este paso).

3.- ¡Listo!

A efectos de la aplicación de la LOPD, en primer lugar, es necesario que exista un fichero previamente creado mediante la correspondiente disposición de carácter general al tratarse de una Administración Pública (artículo 20 de la LOPD), aunque no sería necesario un fichero específico ya que podría utilizarse uno que fuese para la “Atención al ciudadano” (ir al tratamiento y no un fichero para cada cosa).

Consultamos el Registro de Ficheros de la AEPD, en el caso del Ayuntamiento de Úgena, y estos son los ficheros registrados:

 “Agrupación municipal de voluntarios de protección civil”; “Alumnos, cursos, talleres de empleo”; “Alumnos y participantes en actividades deportivas”; “Ayudas y subvenciones”; “Expedientes sancionadores”; “Tarjetas estacionamientos de minusválidos”; “Gestión económica”; “Gestión tributaria”; “Licencias”; “Multas”; “Padrón”; “Personal/Recursos humanos”; “Registro entrada y salida de documentos”; “Registro de intereses de miembros de la Corporación”; “Registro animales de compañía”; “Registro Uniones de Hecho”; “Usuarios biblioteca”; “Usuarios guardería”; “Contribuyentes”; “Deudores/Acreedores”; “IVTM”; y “Padrón habitantes”.

No parece que esté inscrito (ni creado) y ni que pueda encuadrarse en alguno de los citados.

También hemos realizado una búsqueda como nombre de ficheros (búsqueda en general) “WhatsApp”. Resultado: ninguno encontrado.

Como ya apuntamos en el párrafo anterior, la Administración correspondiente va a ser responsable del tratamiento pero queda determinar cuál es la relación jurídica, a efectos de LOPD, entre la misma y WhatsApp. En otras palabras, si WhatsApp es un encargado del tratamiento, con lo que debería existir un contrato o similar con las condiciones del artículo 12 de la LOPD, o bien es un responsable.

Desde nuestro punto de vista, WhatsApp tendrá la condición de responsable, fundamentalmente por tres razones:

1.- Toda relación entre un responsable y un encargado se fundamenta en el “principio de supremacía” del primero sobre el segundo, de forma que el encargado debe cumplir las instrucciones recibidas por el responsable. Si leemos los términos y condiciones de WhatsApp nos daremos cuenta que tiene el absoluto control sobre lo que ocurra con el uso de esta aplicación. En el blog Términos y Condiciones, Jorge Morell nos ilustra al respecto:

Para usar las funciones de WhatsApp, se nos informa que debemos proporcionar nuestro número de teléfono, pero ojo que también proporcionamos el número de teléfono de aquéllos con los que deseamos usar el servicio. ¿Significa “…phone numbers of third parties whom you wish to use the Service with…”  que doy el número de los que ya en sí están en WhatsApp, las personas que salen en la pestaña Contactos, o que directamente doy todos los números de teléfono de mi agenda de contactos, estén o no ya en WhatsApp?

 No es lo mismo. Es decir, una cosa es que la app detecte quien de mis contactos tiene WhatsApp instalado y entonces yo le proporcione a WhatsApp esos números, y otra que les dé todos los números y luego compruebe si tienen WhatsApp instalado.

 Según Security by Default, la app al arrancar comprueba toda la agenda de contactos del teléfono y así descubre cuál de ellos usa la aplicación. Por tanto parece que estamos ante la segunda hipótesis que comentábamos. En todo caso, algo así tendría que señalarse de forma mucho más clara, por no decir que debería requerir un consentimiento expreso si lo que se comparte es la agenda completa.

 A continuación se indica que al proporcionar el número de teléfono, debe proporcionarse también información completa y precisa. Claro que sí…

Damos consentimiento expreso a WhatsApp para que use los números de teléfono que les proporcionamos para así proporcionarnos acceso y uso al servicio.

Ahora bien, dice WhatsApp que no puedo usar el número de teléfono de otra persona sin su permiso. Por tanto, si ellos acceden a números de teléfono que no son el mío, a cada momento parece más que damos acceso a toda la agenda, lo hacen porque si esos números estaban allí es porque debíamos tener el permiso de esas personas. No es culpa suya por tanto si cogen un número de teléfono al que no podían acceder, la responsabilidad es nuestra.

Indican luego que somos responsables del mensaje de estatus que aparece asociado a nuestro teléfono. Interesante.

Finalmente, si se pone en peligro la seguridad de nuestro teléfono o se hace un uso no autorizado del mismo, debemos notificarlo inmediatamente a WhatsApp, que en ningún caso será responsable de los daños o pérdidas que podamos sufrir por un mal uso de nuestra cuenta. Ahora bien, nosotros sí podemos ser responsables de las pérdidas causadas a WhatsApp u otros por ese uso no autorizado.

2.- El Dictamen 3/2013 del Grupo del Artículo 29, sobre las aplicaciones móviles en dispositivos inteligentes, analiza las obligaciones de los desarrolladores de estas aplicaciones, tiendas de venta, y fabricantes de dispositivos y sistemas operativos. Sobre los desarrolladores de aplicaciones, el Grupo considera que:

 “Los desarrolladores de aplicaciones crean aplicaciones y/o las ponen a disposición de los usuarios finales. Esta categoría incluye tanto a las entidades públicas y privadas que subcontratan el desarrollo de la aplicación como a las empresas y las personas que crean las aplicaciones y las distribuyen. Los desarrolladores diseñan y/o crean los programas que funcionarán en los teléfonos inteligentes y, por tanto, deciden la medida en que la aplicación accederá y procesará las distintas categorías de datos personales en el dispositivo y/o a través de recursos informáticos remotos (unidades informáticas de los desarrolladores o de terceros). El desarrollador de aplicaciones es el responsable del tratamiento, según se define en el artículo 2, letra d), de la Directiva sobre protección de datos, en la medida en que él es quien determina los fines y los medios del tratamiento de datos personales en los dispositivos inteligentes. En tal caso, está obligado a cumplir la totalidad de las disposiciones de la Directiva sobre protección de datos, cuyas disposiciones esenciales se explican en los apartados 3.4 a 3.10 del presente dictamen”.

Sobre este punto, importante sobre el caso que nos ocupa: ningún Ayuntamiento ha decidido subcontratar el desarrollo de una aplicación para ponerse en contacto con los ciudadanos, sino que han determinado usar para ello WhatsApp.

Asimismo, en el Dictamen de la Autoridad Catalana de Protección de Datos, que resuelve una consulta de un Colegio de Abogados sobre el uso de WhatsApp y spotbros entre los abogados y sus clientes, se indica lo siguiente:

A estos efectos se podrían identificar varios responsables o, como mínimo, varios grados de responsabilidad sobre el tratamiento de los datos de los usuarios. La existencia de varios intervinientes puede suponer en sí misma un cierto riesgo para la privacidad, en la medida que el tratamiento de la información llevado a cabo por alguno de ellos no cumpla los principios y obligaciones de la normativa de protección de datos.

 Sin perjuicio del resto de intervinientes, en este informe nos referiremos a las empresas responsables de la explotación comercial de WhatsApp y Spotbros. En principio, estas empresas deciden qué tratamiento hacen de los datos de los usuarios que quieren utilizar estas apps, y establecen las condiciones de uso de las apps. Si nos atenemos a la información que ambas empresas ponen a disposición de los usuarios en las respectivas páginas web (“Terms of service” de Whatsapp y “Términos y condiciones” de Spotbros), estas determinan qué información utilizarán y qué no, incluyendo datos personales del usuario y los contactos del usuario, y para qué fines (Principalmente, dar el servicio al usuario para que éste pueda utilizar la app). Por tanto, estas empresas son responsables del tratamiento de datos de los usuarios, a los efectos del artículo 3.d) de la LOPD.

 3.- Después de leer el “maremágnum” jurídico de los dos puntos anteriores, bajamos a la realidad y nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Se imaginan a cada uno de los citados Ayuntamientos así como a otras Administraciones o incluso empresas firmando un contrato con WhatsApp con las condiciones del artículo 12 de la LOPD? ¡Imposible!

En cuanto al cumplimiento del derecho de información (artículo 5 LOPD), corresponde al responsable, en este caso la Administración que utiliza el WhatsApp con sus ciudadanos, acreditar que se ha cumplido con esta obligación.

¿Cómo se podría realizar? Pues lo más sencillo, aunque no sea lo más ortodoxo, es que una vez se haya dado de alta el ciudadano, el primer mensaje que se le envíe, además de bienvenida, sea con información acerca del uso que se va a realizar con los datos recabados (tengamos en cuenta, que incluso algunos solicitan D.N.I como hemos visto anteriormente).

De esta forma, en caso de denuncia, mediante capturas de pantalla impresas se podrá comprobar que se ha cumplido con el mismo. Sí, efectivamente, estas capturas de pantalla impresas son manipulables, pero es que en la práctica se están admitiendo (por ejemplo los Tribunales con correos electrónicos impresos). Incluso se ha llegado a negar la posibilidad verificar la autenticidad de un correo electrónico, lo que a juicio de Sergio Carrasco, no es correcto, ya que según su punto de vista en este post titulado “¿Es posible demostrar la autenticidad de un e-mail?:

Sí que existen mecanismos  para probar la autenticidad del contenido del correo electrónico en muchos casos. Uno de los ejemplos es el uso de DKIM como mecanismo de autenticación de correo electrónico en nuestro servidor. Un mecanismo que, pese a su importancia, aún es el gran desconocido en el ejercicio de multitud de actividades y ello pese a la importancia que tiene el correo electrónico en su día a día.

Incluso, la propia AEPD ha aceptado como hechos probados la aportación de impresiones de mensajes enviados a través de WhatsApp. Sirva como ejemplo este procedimiento sancionador PS/00214/14.

No obstante lo anterior, una opción más adecuada y respetuosa con la LOPD, es la que tiene implantada el Ayuntamiento de Ugena, a través de un formulario de registro en su página web.

 En el que además, se informa de lo siguiente:

 Uso de los datos:

 El Ayuntamiento no utilizará los teléfonos que obtenga como resultado del uso de esta herramienta para comunicaciones que no se hayan solicitado explícitamente con este formulario de registro y posterior confirmación.

 En todo caso el Ayuntamiento hace explícito en todo momento su compromiso de utilizar los datos obtenidos por este sistema únicamente para la finalidad para la que el usuario las haya proporcionadas. No se almacenan datos de geolocalización de los usuarios.

 El sistema implantado por el Ayuntamiento para dar respuesta a las solicitudes de información mediante el uso de palabras clave permite limitar el uso de datos personales al mínimo imprescindible y dar una respuesta rápida y automatizada sin intervención humana.

 El Ayuntamiento sólo almacena información con fines estadísticos salvo aquellas solicitudes que son enviadas a los departamentos correspondientes para tratarlas dentro de sus ámbitos de gestión y se tratan como cualquier otra solicitud que se hace en el Ayuntamiento.

 Condiciones Legales:

 De acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal y del Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el reglamento que desarrolla la LOPD, se comunica que las datos que nos hayan sido facilitados mediante este sistema de comunicación serán tratados de acuerdo con lo que establece la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

 El Ayuntamiento de Ugena implementa las medidas de seguridad oportunas para el cumplimiento de la normativa legal vigente en materia de protección de datos.

 Se informa que la utilización de este canal de comunicación implica que otorga su consentimiento para el tratamiento de los datos que nos facilite para la finalidad que nos indique en su solicitud de registro y serán incorporados al fichero que se corresponda a su tratamiento . Los datos facilitados no serán utilizados para otros fines distintos para los que hayan sido facilitados. El consentimiento otorgado es revocable y podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndose a la Oficina de Atención Ciudadana del Ayuntamiento en la Plaza del Palacio 1 de Ugena, o por correo electrónico a la dirección atencion@ayto-ugena.org.

 Finalmente se informa que este sistema está fundamentado en WhatsApp ® y que su uso implica la aceptación de las condiciones de uso de WhatsApp ®.

Puede encontrar más información sobre la política de protección de datos del Ayuntamiento siguiendo el enlace de Avisos Legales en la web del Ayuntamiento (www.ayto-ugena.org).

 En cuanto al cumplimiento del principio del consentimiento, lo hemos dado al darnos de alta y también al instalarnos la aplicación WhatsApp en nuestro Smartphone de turno. Sobre esto último, mencionar que WhatsApp como empresa se encuentra en Estados Unidos y no tiene sede en España.

Este hecho queda de manifiesto en la resolución de la AEPD E/2743/2011, en el que Facua denunció a WhatsApp Inc por un supuesto fallo de seguridad detectado por una persona holandesa:

Por la Agencia no se tiene constancia de la existencia de un establecimiento en España de la compañía estadounidense WhatsApp, Inc. que intervenga en el tratamiento de los datos de carácter personal de los usuarios españoles del servicio de mensajería instantánea. Tampoco se tiene constancia de que para la transmisión de las comunicaciones establecidas por esos usuarios y al margen de los terminales de los usuarios, se utilicen medios situados en territorio español distintos a los empleados con fines de tránsito.

Pues bien, esta resolución choca frontalmente con el Dictamen 3/2013 del Grupo del Artículo 29, al cual nos hemos referido ya, en el que se pone de relieve:

De conformidad con el artículo 4, apartado 1, letra c), de la Directiva sobre protección de datos, la legislación nacional de un Estado miembro es también aplicable cuando el responsable del tratamiento no está establecido en el territorio de la Comunidad pero hace uso de equipos situados en el territorio de ese Estado miembro. Dado que el dispositivo resulta fundamental para el tratamiento de los datos personales del usuario y sobre él, este criterio suele cumplirse (En la medida en que la aplicación genera tráfico de datos personales con los responsables del tratamiento de datos. Este criterio podría no cumplirse si los datos solo se tratan a nivel local, en el propio dispositivo). Sin embargo, esto solo es pertinente cuando el responsable del tratamiento no está establecido en la UE.

Asimismo, según el Dictamen de la Autoridad Catalana de Protección de Datos al que hemos aludido anteriormente:

Sin embargo, si el responsable utiliza medios ubicados en un Estado miembro de la UE, habrá que aplicar la ley nacional, en nuestro caso, la LOPD (considerando 20 y artículo 4.1.c) de la Directiva 95/46 / CE). Por tanto, cuando WhatsApp se utiliza en dispositivos de usuarios que, como en el caso que nos ocupa, se encuentran en España, habría que considerar la aplicación de los principios y garantías de la LOPD. 

 La aplicación de la normativa europea sobre la base de la utilización de estos medios por el responsable, ha sido analizada por el GT29 en el Documento de trabajo relativo a la aplicación internacional de la legislación comunitaria sobre protección de datos al tratamiento de los datos personales en Internet por sitios web establecidos fuera de la UE, de 30 de mayo de 2002, y en el Dictamen 8/2010, sobre el Derecho aplicable (ambos disponibles en la web http://ec.europa.eu ), A los que nos remitimos.

 También hay que tener en cuenta que el artículo 5.3 de la Directiva 2002/58 / CE, prevé que en relación con el almacenamiento de información y la obtención de acceso a la información almacenada en el terminal de un abonado o usuario, se aplica lo dispuesto en la Directiva 95/46 / CE (en concreto, en relación con el consentimiento y el deber de información al usuario).

 Por último, quedaría la parte de cumplimiento de las medidas de seguridad, incidiendo en dos puntos importantes:

En primer lugar, ojo al envío de datos especialmente protegidos, ya que la aplicación de mensajería no es segura. Aquí tenemos un ejemplo del Mundial de Brasil en el que médicos lo usaron para intercambiar experiencias.También conocemos de algún hospital que lo utiliza para llamar a quirófano o consulta a sus pacientes.

En segundo lugar, esto es una “moda”, así que es posible que dentro de unos años, ya no se utilice, por lo que hay que evitar que el Smartphone usado por la correspondiente Administración Pública, una vez que el servicio quede en desuso, caiga en otras manos o aparezca en la calle. Solución: cójase el Smartphone y procédase a su destrucción total. Por ejemplo, usando un martillo o maza.

Para terminar esta parte, recalcar, que es diferente la parte de cumplimiento de las Administraciones, que los términos y condiciones de WhatsApp, y que literalmente “son para echarse a temblar”, y que por cierto, su uso es meramente privativo. Como bien apunta Jorge Morell al analizar la parte de privacidad de esta aplicación de mensajería:

“ …únicamente permite un uso personal del servicio. Sin embargo, desde hace tiempo es evidente que la app se está empleando para finalidades que van mucho más allá y entran en un terreno comercial/profesional, desde el ámbito políticoperiodísticopúblico informativo”.

 

Ley de Administración Electrónica.

Podríamos admitir un uso del WhatsApp meramente a efectos informativos, por ejemplo “El Ayuntamiento XXX le informa que con motivo de las Fiestas Patronales la Calle Mayor estará cortada al tráfico la primera semana de septiembre”.

Sin embargo, nos encontramos que la mayoría de los Ayuntamientos permiten incluso la realización de trámites administrativos utilizando la popular aplicación:

Ayuntamiento de Mataró

Enviar solicitudes, quejas, sugerencias e incluso enviar vídeos e imágenes.

Ayuntamiento de Olivenza

No permite gestiones de mayor envergadura (denuncias, licencias, documentos oficiales) pero sí de determinados trámites como la instalación de mobiliario urbano.

Ayuntamiento de Ugena

Permite realizar algunos trámites (no especifica cuáles).

¿Sería aplicable la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos? La conocida como “Ley de Administración Electrónica”.

En este sentido, el artículo 27 de la citada ley establece lo siguiente:

“1. Los ciudadanos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos, excepto en aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico. La opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá, en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido.

2.Las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos

3. Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas.

4. Las Administraciones publicarán, en el correspondiente Diario Oficial y en la propia sede electrónica, aquellos medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con ellas.

5. Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones se establecerán en cada caso de forma apropiada al carácter de los datos objeto de aquellas, de acuerdo con criterios de proporcionalidad, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

6. Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

7. Las Administraciones Públicas utilizarán preferentemente medios electrónicos en sus comunicaciones con otras Administraciones Públicas. Las condiciones que regirán estas comunicaciones se determinarán entre las Administraciones Públicas participantes”.

Asimismo, en los Anexos de esta Ley se contiene la definición tanto de medio electrónico como de aplicación:

p) Medio electrónico: Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como Internet, telefonía fija y móvil u otras.

q) Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de informática.

De esta forma, podría tener su encaje si partimos de que existe un medio electrónico –el móvil-, que mediante el uso de una aplicación, permite la presentación de trámites administrativos.

Pero, ¿Qué ocurre en la práctica?

Pues que, esta presentación de una solicitud, queja o reclamación, mediante el “adjunto” de envío que permite la aplicación, no tiene nada que ver con la presentación o realización de un trámite de forma electrónica. En este último caso, para que el lector se haga una idea, ocurre lo siguiente (ejemplo del Ministerio de Empleo y Seguridad Social):

A través de este registro usted puede realizar la presentación electrónica de escritos, solicitudes y comunicaciones respecto a los trámites y procedimientos que se detallan en estas páginas. La presentación de información no relacionada con los procedimientos aprobados legalmente no producirá ningún efecto y se tendrá por no realizada.

Para utilizar el Registro Electrónico es necesario disponer de un DNI Electrónico u otro certificado digital reconocido incluido en la lista de certificados admitidos (a excepción del certificado SILCON), así como cumplir con el resto de requisitos técnicos y tener configurado el navegador para eluso de funcionalidades de firma electrónica.

Además, en el caso de que este certificado no se haya obtenido en una oficina de la Seguridad Social los datos identificativos del certificado digital deben coincidir con los que figuran en la base de datos de la Seguridad Social.

Una vez realizado el trámite el usuario recibirá un “acuse de recibo” (zip) integrado por el resguardo de la solicitud en formato pdf y la firma del servidor que garantiza que la transacción se ha producido correctamente. Si no recibe el mensaje de confirmación o, en su caso, recibe un mensaje de error o deficiencia de la transmisión deberá  realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

¿Y cómo funciona esta presentación de trámites a través de Whatsapp? “Barruntamos” que de dos formas: rellenamos el formulario, foto “al canto” y lo enviamos usando el número de WhatsApp del Ayuntamiento en cuestión. Y éste, puede hacer dos cosas:

  • Lo remite al departamento correspondiente, y ya nos contestarán.
  • Lo registra, lo escanean o fotografían, y nos lo envían por WhatsApp con el número de registro, a la vez que también se remite a quien corresponda para su tramitación.

Obviamente, esto no es una tramitación electrónica, sino más bien una chapuza de dimensiones considerables.

Resumiendo, no es admisible que se haya invertido un dineral para articular la gestión electrónica de los procedimientos administrativos, para que luego se actúe de esta forma, utilizando un medio electrónico mediante este “sistema”.

 

Ley de Información Institucional

Como ya hemos comentado a lo largo de este post, uno de los usos de la aplicación es facilitar información a los ciudadanos. A este respecto, se debe tener en cuenta también, la Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación Institucional, puesto que a través de WhatsApp se puede realizar lo que la citada norma define como una campaña institucional de comunicación:

La que, utilizando formas de comunicación distintas de las estrictamente publicitarias, sea contratada por alguno de los sujetos enunciados en el artículo 1 para difundir un mensaje u objetivo común a una pluralidad de destinatarios.

En este sentido, y según el apartado 1 del artículo 3 de la mencionada Ley:

Solo se podrán promover o contratar campañas institucionales de publicidad y de comunicación cuando tengan alguno de los siguientes objetivos:

a) Promover la difusión y conocimiento de los valores y principios constitucionales.

b) Informar a los ciudadanos de sus derechos y obligaciones legales, de aspectos relevantes del funcionamiento de las instituciones públicas y de las condiciones de acceso y uso de los espacios y servicios públicos.

c) Informar a los ciudadanos sobre la existencia de procesos electorales y consultas populares.

d) Difundir el contenido de aquellas disposiciones jurídicas que, por su novedad y repercusión social, requieran medidas complementarias para su conocimiento general.

e) Difundir ofertas de empleo público que por su importancia e interés así lo aconsejen.

f) Advertir de la adopción de medidas de orden o seguridad públicas cuando afecten a una pluralidad de destinatarios.

g) Anunciar medidas preventivas de riesgos o que contribuyan a la eliminación de daños de cualquier naturaleza para la salud de las personas o el patrimonio natural.

h) Apoyar a sectores económicos españoles en el exterior, promover la comercialización de productos españoles y atraer inversiones extranjeras.

i) Difundir las lenguas y el patrimonio histórico y natural de España.

j) Comunicar programas y actuaciones públicas de relevancia e interés social.

Asimismo, también hay que tener en cuenta, las prohibiciones del artículo 4.1:

No se podrán promover o contratar campañas institucionales de publicidad y de comunicación:

a) Que tengan como finalidad destacar los logros de gestión o los objetivos alcanzados por los sujetos mencionados en el artículo 1 de esta Ley.

b) Que manifiestamente menoscaben, obstaculicen o perturben las políticas públicas o cualquier actuación legítimamente realizada por otro poder público en el ejercicio de sus competencias.

c) Que incluyan mensajes discriminatorios, sexistas o contrarios a los principios, valores y derechos constitucionales.

Por lo tanto, cuidado con la información que se facilita mediante esta aplicación de mensajería.

 

Responsabilidad patrimonial

Por último, al tratarse de un servicio público prestado por las Administraciones, es de aplicación el Título X de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, que regula la responsabilidad patrimonial de las Administraciones Públicas, y cuyo artículo 139, apartados 1 y 2 preceptúa lo siguiente:

“1. Los particulares tendrán derecho a ser indemnizados por las Administraciones Públicas correspondientes, de toda lesión que sufran en cualquiera de sus bienes y derechos, salvo en los casos de fuerza mayor, siempre que la lesión sea consecuencia del funcionamiento normal o anormal de los servicios públicos.

  1. En todo caso, el daño alegado habrá de ser efectivo, evaluable económicamente e individualizado con relación a una persona o grupo de personas”.

Dado el carácter “innovador” que se está haciendo con el uso del WhatsApp por las Administraciones, ¿Cuánto tardaremos en leer la primera sentencia que condene a una Administración por responsabilidad patrimonial?

 

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5 comentarios

  1. Normas aplicables al uso de WhatsApp por las Ad...
    22 de mayo de 2015 @ 10:09

    […] Whastsapp ha llegado a las Administraciones Públicas y con la intención de quedarse. La presencia de las Administraciones en las redes sociales empieza a quedar obsoleta cuando la actual “moda” es …  […]

    Responder

  2. Marina Brocca
    5 de agosto de 2015 @ 10:29

    El regulador de privacidad alemán, Thilo Weichert, ya advirtió que WhatsApp no era una app segura para mantener conversaciones con otros contactos. Imagina para tener contacto con la administración.

    Hace poco leí un informe de la organización Electronic Frontier Foundation (EFF), dedicada a defender los derechos de los usuarios en Internet, con un ranking en función de cuánto protegen las compañías los datos frente a los gobiernos. WhatsApp es uno de los servicios peor valorados en cuanto a la protección de los datos de los usuarios.

    Que la administración la haya elegido como medio de comunicación con ciudadanos me parece temerario, no solo esta aplicación tiene grandes lagunas en cuanto a la seguridad y confidencialidad, también el uso masivo se opone a la propia política de WhatsApp que establece la obligatoriedad del uso exclusivo personal, quedando prohibido el uso intensivo con fines promocionales o empresariales, algo que la estos ayuntamientos parecen estar obviando.

    Os dejo enlace del informe Who has your back (Quién te cubre las espaldas)
    https://www.eff.org/who-has-your-back-government-data-requests-2015

    Responder

  3. El uso del whatsapp por parte de las administraciones públicas: estudio de legalidad y oportunidad | nosoloaytos
    19 de octubre de 2015 @ 18:51

    […] artículo que debemos destacar es “Normas aplicables al uso de WhatsApp por las Administraciones“, publicado más recientemente (21 de mayo de 2015) por Francisco Javier Sempere, quien, […]

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  4. WhatsApparen erabilera administrazio publikoaren aldetik: lege eta aukeren azterketa
    23 de octubre de 2015 @ 12:05

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  5. 37 contradicciones entre WhatsApp y sus términos y condiciones
    4 de julio de 2016 @ 16:35

    […] multitud de empresas o instituciones públicas lo emplean en su día a día para tareas que van más allá de lo personal. Sin que nada […]

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